¿Cómo escribir un email formal en inglés?

Saber escribir un email formal en inglés es una habilidad indispensable para postularse a un trabajo, a una plaza de universidad o a una beca en el extranjero. Por eso es importante redactarlos bien. Un correo electrónico bien estructurado, cortés y persuasivo en un inglés fluido puede ser la diferencia entre comunicar efectivamente lo que se quiere decir o perder una gran oportunidad. A continuación, te explicamos cómo escribir un email formal en inglés paso a paso.

Addressee (destinatario)

1. Para empezar, la persona a la que diriges el correo electrónico se llama addressee (destinatario). Si se trata de una empresa con sede en el Reino Unido, la dirección de correo electrónico suele terminar en example@company.co.uk. Lo mismo se aplica para los Estados Unidos y Australia: una dirección de empresa estadounidense usará example@company.us, y en Australia se utilizará example@comapany.au. Aunque son muy comunes, no todas las empresas llevarán este dominio.

Subject line (asunto)

2. La subject line (asunto) se refiere a la casilla situada debajo de la pestaña del destinatario, donde el redactor del correo electrónico expone el tema de su comunicación. Debe ser breve y ágil, y resumir el asunto clave del correo electrónico. En resumen, debe captar la atención del lector en su inundada bandeja de entrada.

Por ejemplo:

• “Application for senior marketing consultant”
• “Long time no see - coffee date?!”
• “Extension on literature essay”
• “Thanksgiving turkey recipe”

Opening line (saludo)

3. Opening line o greeting (Línea de apertura o saludo). Esta apertura marcará el tono del resto de la comunicación. Dependiendo del nivel de formalidad que pide el destinatario, el saludo será más o menos formal. 

Ejemplos:

• Hey - Saludo muy informal que se suele utilizar con amigos cercanos.
• Hello - Se utiliza tanto en contextos formales como informales.
• Good morning - Formal y amistoso pero puede utilizarse en intercambios profesionales. 
• Dear - apropiado para todo tipo de mensajes formales e informales. 
• Dear Alice - Es un saludo cortés y personalizado, puede utilizarse en escritos informales y formales.
• Dear Mr/Mrs/Ms/Miss/Dr. Smith - se trata de un registro formal.
• Dear Sir/Madam - muy formal.
• To whom it may concern - saludo muy formal que se utiliza cuando te diriges a una gran empresa o cuando no sabes exactamente quiénes son los destinatarios del correo electrónico.
• Dear Sir/Madam - Muy formal. No conoces muy bien el/la destinatari@

Introduction (introducción)

4. Después de la línea de apertura viene la introducción. La introducción tiende a hacerse eco del tema del subject line, es decir, describe las cuestiones clave.

Ejemplo:

• Dear Sir/Madam,

I would like to apply for the position of senior marketing consultant in your firm.

• Dear Alice,

I am writing in regards to a meeting I had yesterday with your financial advisory team. Could you send me the notes from the meeting?

• Dear Dr. Smith

I hope this email finds you well.

I was hoping you would be able to grant me an extension on my literature essay which is due on Monday.

• Hey Martin!

Long time no see! How have you been? I would love to catch up over coffee.

También es una buena oportunidad para hacer referencia a correos anteriores y poner al día al destinatario. Esto puede ser así:

• Good morning,

Regarding the last email you sent me, I was wondering whether you have managed to make any progress on your literature essay? […]

• Hey Sarah!

Thank you again for sending over your Thanksgiving turkey recipe! […]

Main body (cuerpo)

5. Cuerpo del correo electrónico o main body. En esta parte el emisor detalla los aspectos clave de sus preocupaciones, peticiones o preguntas. Asegúrate de escribir párrafos bien estructurados que eviten las repeticiones. El mensaje debe ser fácil de leer y no demasiado largo. Los jefes, profesores y administradores de empresa prefieren correos sencillos con mensajes claros. Recuerda ser siempre cortés en tus peticiones.

Attachments (archivos adjuntos)

6. Archivos adjuntos, attachments. Si alguna vez necesitas adjuntar un archivo para apoyar el cuerpo de tu correo electrónico, indícalo siempre en el correo. He aquí cómo hacerlo:

• Please find attached - muy formal.
• You'll find the attachment below - formal.
• Let me know if you have any questions about the supporting documents- formal.
• I've shared a file with you - informal.

CALL TO ACTION

7. Llamada a la acción, o call to action. Al final del correo, asegúrate de incluir una frase breve en la que expliques lo que esperas a cambio del destinatario. He aquí algunos ejemplos:

• I'm looking forward to hearing back from you - Por si quieres dar a entender que, aunque no consigas el puesto, te gustaría que te respondieran.
• Please let me know if you need more information.
• I will wait until you confirm to proceed with the application.

sign-off (Despedida)

8. Despedida, sign-off. El “sign-off” de tu correo electrónico debe coincidir con el registro del mismo. Si se trata de un correo electrónico formal dirigido a tu jefe, debes cerrar el correo/despedirte con el registro formal apropiado. Si es un correo electrónico destinado a tu madre sobre una receta de “Thanksgiving turkey”, puedes ser más liberal con la forma en que decidas despedirte/terminar el correo electrónico.

• Cheers - Forma familiar y amistosa de decir gracias. Emplealo con compañeros de trabajo, amigos y familiares.
• Take care - Forma amistosa e informal de despedirse (“cuidate”).
• Yours - Forma educada y algo personal de despedirse.
• Speak to you soon - Puede utilizarse tanto en contextos formales como informales.
• Thank you - Sencillo, formal y educado, pero no excesivamente adornado. Es un “sign-off” muy común en Estados Unidos.
• Many thanks - Algo formal.
• Best wishes - Formal y personalizado. Apropiado para profesores y compañeros de trabajo. Es muy común en el Reino Unido.
• Kind regards - Formal. Apropiado para profesores, colegas, su jefe y empresas.
• Sincerely - Muy formal.

 Al final de tu correo añade tu nombre y apellidos y tus datos de contacto.